KONSEP ADMINISTRASI

Administrasi di Indonesia berasal dari Eropa Barat mengacu pada bangsa Romawi. Ada 3 kegiatan penting :

1.Administer : melayani, mentaati kebijakanyang telah ditentukan

2.Administrare : menyelenggarakan tata usaha untuk dipertanggung jawabkan aktivitasnya.

3.Administro : memimpin, mengatur personil dalam rangka melakukan kegiatan organisasi yang dipimpin.

Administrasi Secara Etimologi

Bahasa Inggris : Administration

To administer/ to manage (mengelola); to direct (mengarahkan)

Bahasa Belanda : Administratie

Mencakup :

- Gegeven (tata usaha)

- Bestuur ( manajemen dari kegiatan organisasi)

- Beheer (manajemen dari sumber daya : finansial, manusia, bahan baku)

Secara etimologis :

Administrasi adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi.

Tugas administrator :

1. Administrare / tata usaha

2. Administro/ memimpin dan mengarahkan personil, kegiatan ini merupakan kegiatan

Administrasi dalam Arti Sempit

Merupakan penyusunan dan pencatatan data & informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.

Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).

Perspektif administrasi = tata usaha

· Merupakan pekerjaan internal yang melibatkan manusia serta sarana prasarana ketatausahaan.

· Diarahkan untuk tercapainya tertib administratif dalam informasi, sehingga arus informasi lancar, baik dalam proses komunikasi maupun pengambilan keputusan

Administrasi dalam Arti Luas

Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris "Administration" , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973

Mengacu pada pelopor teori administrasi yaitu Henry Fayol yaitu berhubungan dengan kegiatan kerjasama yang dilakukan manusia / sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan

Definisi Administrasi Secara Luas

• Stephen P. Robbins (1983)

Administrasi adalah keseluruhan proses dari aktivitas-aktivitas pencapaian tujuan secara efisien dengan dan melalui orang lain.

• J.E. Walters (1959)

Administrasi adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan, penilaian dan pengendalian suatu usaha

Unsur-Unsur Administrasi

1. Sekelompok orang

2. Kerjasama

3. Pembagian tugas

4. Kegiatan dalam suatu proses

5. Tujuan

Sekelompok orang

Kerjasama berdasarkan Pembagian kerja / tugas

Tujuan

Perspektif Administrasi dalam Arti Luas

1. Administrasi sebagai proses yaitu keseluruhan proses kegiatan mulai penetapan tujuan sampai pencapaian
2. Administrasi Sebagai fungsi yaitu tindakan sadar untuk mencapai tujuan
3. Administrasi sebagai institusi yaitu keseluruhan orang dalam satu kesatuan menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan

Administrasi Sebagai Fungsi

Menurut William H. Newman (1963) :

1. Planning adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Fungsi perencanaan sudah termasuk didalamnya penetapan budget. Oleh karenanya lebih tepat bila perencanaan atau planning dirumuskan sebagai penetapan tujuan, policy, prosedur, budget, dan program dari suatu organisasi.

2. Organizing maksud mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi, serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut.

3. Directing berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

4. Controlling sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud mencapai tujuan yang sudah yang sudah digariskan semula.

Menurut Fayol adalah:

• Rencana
• Mengatur
• Perintah
• Koordinasi
• Kontrol.

Perencanaan adalah tindakan mengantisipasi masa depan dan bertindak. "Perencanaan mengurangi ketidakpastian dengan memaksa manajer untuk melihat ke depan, mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak perubahan dan mengembangkan tanggapan yang sesuai." (Robbins, 2000, p.247) Organisasi adalah lembaga pengembangan sumber daya, termasuk bahan dan manusia. Panglima adalah menjaga tindakan lembaga dan proses yang berjalan. Koordinasi adalah keselarasan dan harmonisasi kelompok usaha. Akhirnya, kontrol berarti bahwa kegiatan di atas dilaksanakan sesuai dengan aturan dan prosedur yang tepat.